الفوترة الإلكترونية هي عملية يتم من خلالها توثيق مشتريات العميل إلكترونيًا وإرسالها إلى قسم المحاسبة في المتجر للدفع. ستكتشف هذه المقالة كل ما يخص الفوترة الإلكترونية في المتاجر الإلكترونية بمزيد من التفصيل، بما في ذلك كيفية عملها والفوائد التي تقدمها للشركات والمستهلكين.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية، أو الفاتورة الإلكترونية، هي نوع من الفاتورة يتم إرسالها واستلامها إلكترونيًا، هذا يعني أنه بدلاً من طباعتها وإرسالها بالبريد، يتم إرسال الفاتورة رقميًا، عادةً عبر البريد الإلكتروني.
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام برنامج الفاتورة الالكترونية في قدرتها على توفير الوقت والمال على الشركات، مع وجود نظام الفواتير الإلكترونية المعمول به، يمكن للشركات إرسال الفواتير بشكل أسرع بكثير من الطرق التقليدية، ويمكنها أيضًا تتبع وقت عرض الفاتورة ودفعها، يمكن أن يساعد هذا الشركات على البقاء في صدارة مواردها المالية وتجنب المدفوعات المتأخرة.
من المزايا الأخرى للفواتير الإلكترونية أنها صديقة للبيئة أكثر من الفواتير الورقية التقليدية، من خلال القضاء على الحاجة إلى الورق، يمكن للشركات المساعدة في تقليل انبعاثات الكربون.
إذا كنت تفكر في التبديل إلى نظام الفواتير الإلكترونية لعملك، فهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار، أولاً، ستحتاج إلى التأكد من أن برنامج المحاسبة الخاص بك متوافق مع الفواتير الإلكترونية.
ثانيًا، ستحتاج إلى اختيار طريقة آمنة لإرسال الفواتير واستلامها، مثل البريد الإلكتروني المشفر.
أخيرًا ، ستحتاج إلى إعداد نظام لتتبع الفواتير والمدفوعات.
طريقة طباعة الفواتير في متجرك الإلكتروني
إذا كان لديك متجر عبر الإنترنت، فمن المحتمل أنك بحاجة إلى طباعة الفواتير لعملائك، قد يكون هذا صعبًا بعض الشيء، لأن معظم المتاجر عبر الإنترنت لا تحتوي على نظام فواتير مدمج، ومع ذلك، هناك عدة طرق يمكنك اتباعها لطباعة الفواتير لعملائك.
أحد الخيارات هو استخدام خدمة الفواتير لجهة خارجية، هناك العديد من هذه الخدمات المتاحة، وعادة ما تتكامل مع منصات التجارة الإلكترونية الشهيرة مثل Shopify و WooCommerce، عادةً ما يكون هذا الخيار هو الأسهل، حيث ستتعامل خدمة الفواتير مع جميع التفاصيل نيابةً عنك.
خيار آخر هو استخدام قالب فاتورة PDF، هناك العديد من الخيارات المجانية والمدفوعة المتاحة على الإنترنت، يمكنك ببساطة تنزيل نموذج وملء معلومات العميل وإنشاء فاتورة بتنسيق PDF يمكنك بعد ذلك إرسالها بالبريد الإلكتروني أو طباعتها.
أخيرًا، إذا كنت تستخدم نظامًا أساسيًا مثل Shopify، فمن المحتمل أن تجد تطبيقًا خاصًا بـ Shopify سيساعدك على إنشاء وطباعة الفواتير، تحتوي هذه التطبيقات عادةً على ميزات مثل الفوترة التلقائية للعملاء والتخصيص السهل للفواتير.
بغض النظر عن الطريقة التي تختارها، لا يجب أن تكون طباعة الفواتير لعملائك أمرًا صعبًا. مع قليل.
مميزات استخدام الفاتورة الإلكترونية في المتجر الإلكتروني
توفير الوقت والمال والموارد على شحن وتوظيف الموظفين.
باستخدام نظام الفواتير الإلكترونية، يمكن إكمال جميع العمليات المرتبطة بالفوترة داخل النظام، وبالتالي يكون هناك وقت أقل ضائعًا وازدحامًا أقل بين الموظفين، قد يتم تفويض العديد من الموظفين إلى مسؤوليات أخرى.
بالإضافة إلى ذلك، تتمتع الفواتير بالقدرة على الارتباط بسلطات الإيرادات الإقليمية.
يتم تخفيض نفقات الورق والطباعة والختم.
عند مقارنتها بتكلفة الفواتير الورقية، قد يتم خفض النفقات المادية المرتبطة بالفوترة الإلكترونية بمقدار الثلثين، تقضي الفواتير الإلكترونية على الحاجة إلى كمية كبيرة من الورق، فضلاً عن نفقات الطباعة والمغلفات والطوابع، الفواتير الإلكترونية قادرة على الاستفادة من الطوابع الرقمية.
دفع أسرع.
معالجة أسرع للفواتير، مما يؤدي إلى دفع تعويضات أسرع، نظرًا لأن معالجة الفواتير تتم في الوقت المناسب، سيكون لعملك فرصة أفضل بكثير لتحصيل الأموال في فترة زمنية أقصر، من المحتمل أن تكون هناك خمس مراحل متضمنة في عملية الفوترة:
- أرسل فاتورتك.
- قم بالموافقة على الفاتورة وإرسالها حتى يتم سداد الدفعات.
- تنفيذ إجراءات الفواتير والتحصيل.
- احفظ نسخًا من فواتير وإيصالات الدفع.
- تنتقل الفواتير التي تتم إلكترونيًا عبر كل من هذه العمليات بسرعة أكبر من الفواتير الورقية أو PDF.
تبسيط عملية الأرشفة.
تسمح الفواتير الإلكترونية بتخزين المعلومات لفترة طويلة من الزمن، على الرغم من احتمال تعرض أجهزة الكمبيوتر للضرر، يمكن تخزين الفواتير على خادم سحابي أو خادم إنترنت.
من ناحية أخرى، من المستحيل حفظ الفواتير الورقية لفترة طويلة من الزمن، عند مقارنتها بالفواتير الورقية، فإن المحفوظات الإلكترونية تجعل من الأسهل بكثير إجراء بحث عن الفاتورة المحددة المطلوبة.
باختصار، يستخدم مرسل الفاتورة الإلكترونية تنسيقًا يمكن معالجته بواسطة جهاز، مثل EDIFACT أو XML، لإنشاء الفاتورة.
يتم تنفيذ الإجراء بالكامل بواسطة الآلة، يتم إرسال الفواتير تلقائيًا إلى نظام تكنولوجيا المعلومات الخاص بالمستلم، مما يلغي الحاجة إلى التدخل البشري وبالتالي تسريع عمليات التحقق والموافقة.
كيفية ادارة متجرك الإلكتروني عبر منظومة الفاتورة الإلكترونية؟
من بين أهم جوانب إدارة متجر على الإنترنت الفوترة، عندما تبيع منتجات أو خدمات عبر الإنترنت ، يجب أن يكون لديك نظام لإدارة فواتيرك و مدفوعاتك، والخبر السار هو أن هناك العديد من الخيارات الرائعة المتاحة للفوترة الإلكترونية، في منشور المدونة هذا، سنلقي نظرة على بعض أفضل الخيارات للفوترة الإلكترونية في المتاجر عبر الإنترنت، سنناقش أيضًا بعض الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في نظام الفوترة، ونقدم بعض النصائح حول كيفية البدء في الفوترة الإلكترونية في متجرك الخاص.
ماجيفاي منصة إلكترونية كاملة
تعتبر ماجيفاي نفسها “منصة تجارة إلكترونية كاملة”، مما يعني أنها تتضمن كل ما تحتاجه لتشغيل متجرك، من الاستضافة وتسجيل اسم المجال إلى معالجة الدفع وإدارة الطلبات.
أحد الأشياء التي تميز ماجيفاي عن بعض منافسيها هو تركيزها على البساطة، تم تصميم النظام الأساسي ليكون سهل الاستخدام، حتى لو لم تكن شخصًا خبيرًا في التكنولوجيا.
